2- Gostaria de expandir minha empresa. Como me planejar?O planejamento para abertura ou para expansão de um empreendimento decorre de um Plano de negócio, em que analisará o estudo de mercados (concorrência, fornecedores e clientes), plano operacional, construção de cenários, plano de marketing, plano de contingências, plano financeiro e avaliação estratégica. Enfim, no Plano de Negócio o empresário tratará todas as partes da empresa em consonância com a essência da empresa: História, missão, visão e valores do empreendimento.
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3- Preciso descrever e dividir as tarefas da minha empresa. Como fazer?Primeiramente, é necessário conhecer os departamentos que compõem a empresa e suas respectivas atividades. O segundo passo é realizar a divisão de departamentos, destacando as funções e o tempo de realização de cada atividade. As atividades podem ser programadas por dia, por semana ou por mês.
4- Qual é o segredo para recrutar e capacitar funcionários?Inicialmente é necessário realizar a descrição do cargo e suas responsabilidades. Na descrição do cargo deve conter nome do cargo, faixa salarial, responsabilidades, habilidades necessárias, riscos da função e competências técnicas. A partir da descrição o recrutamento pode ser realizado em canais de comunicação específicos (Sites ou jornais de emprego, espaços em classificados e/ou empresas de treinamentos específicos). O segredo da capacitação dos funcionários é sempre realizar de acordo com a cultura e clima organizacional da empresa, visando apresentar a essência da empresa (Missão, Visão e Valores).
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5- Quais são as rotinas administrativas que devo ter em minha empresa?As rotinas administrativas devem ser elaboradas de acordo com as necessidades dos departamentos da empresa. As rotinas administrativas são procedimentos para facilitar o desenvolvimento do trabalho aproveitando os recursos materiais e pessoais e principalmente reduzindo o tempo de execução das atividades.
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6- Estou gastando muito na produção, o que posso fazer para reduzir custos?Devem-se levantar todos os custos da para se produzir, analisar os processos de produção verificando se há falhas que causam desperdício de tempo e/ou matéria prima e avaliar capacidade técnica de cada profissional envolvido diretamente na produção. Dessa maneira, o empresário deve otimizar cada ponto citado maximizando assim, a capacidade produtiva e reduzindo os gastos de produção.
7- Como faço a gestão de estoque?Inicialmente devem-se classificar inventariando todos os produtos considerando tipo, validade, tamanho e formato (sempre analisando a ordem de importância – curva ABC). Em seguida armazená-los em locais adequados, de fácil acesso e de localização. Por conseguinte, lançar em planilhas ou programas próprios de controle de estoque. Por fim, diariamente o empreendedor deve atualizar seu controle toda vez que houver entrada e saída dos produtos do seu negócio. A disciplina no controle de entradas e saídas de produtos é parte essencial para uma boa gestão de estoque.
8- Como motivar meus funcionários para que atendam bem a clientela?A motivação deve partir do próprio empresário. Se o empresário não tem compromisso e comprometimento com as atividades da empresa, os funcionários dificilmente “lutarão”para maximizar as vendas ou simplesmente otimizar o atendimento. Sendo assim, além de elaborar procedimentos bem definidos o empresário deve “exalar” atitudes que inspirem os funcionários. Outro ponto para motivar os funcionários é valorizá-los por meio de promoções (oferecer um crescimento na empresa), ouvir sugestões, premiações, comissões e participações.
9- Como fazer o bom uso de sistemas gerenciais?O sistema gerencial ou software deve refletir a necessidade de controle nos departamentos da empresa. Portanto, para utilizar de maneira adequada, o empresário deve elaborar a rotina administrativa, analisar o que deve controlar direta e indiretamente para assim adequar o tipo de sistema. Muitos empresários estão adquirindo sistemas de gestão por módulos ou customizados – assim, além de economizar no investimento, terão quantidades de controles adequados para as estratégias da organização.
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10- Como definir uma parceria ideal?A parceria sempre contempla o ganho para ambos os lados. Com isso, partindo dessa premissa, o empresário deve analisar quais são as necessidades da sua empresa e verificar as necessidades do parceiro. Na análise do acordo deve tomar cuidado para não prejudicar as empresas ou acabar passando oknow how para o parceiro que futuramente pode tornar seu concorrente. As parcerias mais comuns são: divisão de transportes, central de compras, divulgação em empresas de comércio e serviço entre outros.
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